Hoe je een congres in Malaga organiseert (Spanje)

Wie een groep afgevaardigden naar Malaga, Spanje, moet halen, vraagt zich meestal af hoe je een congres in Malaga organiseert en in welke volgorde alles beslist wordt. Een congres heeft een locatie, een hotel voor de afgevaardigden, een programma van sessies en een technische kant, en elk onderdeel hangt af van het vorige. Deze pagina zet ze op volgorde en zegt wie in de stad bij elk onderdeel kan helpen, inclusief het deel dat van ons is.

Malaga Event Gear (MEG) levert audiovisuele apparatuur en een technicus voor congressen in Malaga en aan de hele Costa del Sol. We zijn geen locatie, geen destination management company en geen organisator, dus deze gids gaat over de volgorde en niet over het voor je uitvoeren van het evenement. De audiovisuele briefing is het deel dat we kennen, en het valt onder onze pagina over licht- en podiumtechniek.

Begin met data, afgevaardigden en programma

Al het andere hangt af van drie gegevens, dus schrijf ze eerst op.

• Data. Locaties en hotels worden op basis van data geboekt, dus een congres met flexibele data heeft meer keuze dan een congres met vaste data.
• Afgevaardigden. Het aantal afgevaardigden bepaalt de zaal. Een rapport dat voor het Malaga Convention Bureau is opgesteld, geeft het gemiddelde congres in Malaga in 2024 op meer dan 300 afgevaardigden, een bruikbare maatstaf bij het inschatten van het jouwe.
• Programma. Eén plenaire zaal is een andere briefing dan een plenaire sessie plus meerdere parallelle sessies, want elke zaal heeft zijn eigen geluid, microfoons en scherm nodig.

Kies de locatie

De gebruikelijke keuzes zijn een congrescentrum, een hotel met vergaderzalen of een combinatie van beide. In Malaga vermeldt FYCMA, het beurs- en congrescentrum van de stad, een auditorium voor maximaal 900 personen en een ander voor 600. De congrespaleizen van Torremolinos en Marbella en de hotels aan de Costa del Sol zijn de andere namen die organisatoren gebruiken. In ons artikel over MICE-evenementen in Malaga staan de belangrijkste locaties met hun eigen capaciteitscijfers.

Welke je ook kiest, bevestig de capaciteit voor jouw opstelling, want een zaal biedt met tafels plaats aan minder mensen dan in rijen. Vraag welke apparatuur is inbegrepen, zoals hieronder beschreven.

Boek overnachtingen voor afgevaardigden

Een rapport dat voor het Convention Bureau is opgesteld, stelde vast dat 69,7% van de mensen die in 2024 vergaderingen in Malaga bijwoonden van buiten de provincie kwam, dus de meeste van je afgevaardigden hebben kamers nodig. Boek ze zodra de data en de locatie vaststaan, want de afstand van het hotel naar de locatie hoort bij de keuze.

Voor groepsboekingen heeft onze partner Top Group Express jarenlange ervaring met het reserveren van hotels voor groepen en werkt samen met de bureaus, DMC's en bedrijven die de reis van een delegatie organiseren. Het geluid en de schermen zijn aan ons, de kamers aan hen.

Schrijf de audiovisuele briefing

De briefing is de laatste stap, maar bepaalt of de sessies werken. Geef je leverancier deze gegevens:

• De zalen. Welke zalen, hoeveel mensen in elk en de indeling.
• De sessies. Hoeveel er tegelijk lopen en wanneer elke sessie begint en eindigt.
• De sprekers. Hoeveel er spreken, of ze achter een spreekgestoelte blijven of rondlopen, en of het publiek vanuit de zaal vragen stelt.
• De talen. Of een sessie tolken nodig heeft.
• De locatie. Het adres, de laadtoegang en wie we daar kunnen bereiken.

Daarmee stemmen we je evenement af op onze eigen voorraad. Het MICE Pack van 490 euro excl. btw, voor maximaal 120 gasten, bevat professionele actieve luidsprekers, een LED-scherm van 60 inch, een zwanenhalsmicrofoon plus een draadloze handmicrofoon en een technicus ter plaatse tot 6 uur. Een spreekgestoelte is een extra van 50 euro en modulaire podiumdelen kosten 35 euro per vierkante meter. Het Basic MICE Pack van 295 euro excl. btw is voor maximaal 40 gasten. Voor een grotere zaal of meerdere zalen tegelijk vertel je ons het programma, en we kijken wat we uit onze eigen voorraad kunnen leveren en wat we zouden regelen via leveranciers.

De technicus bedient het geluid en de microfoons. De spreker bedient zijn eigen slides.

Wat je met de locatie moet controleren

Een zaal met wat eigen apparatuur is gebruikelijk, dus vraag het na voordat je iets huurt. Vraag welk geluid, welke schermen en welke microfoons zijn inbegrepen, wie ze bedient en wat van buiten moet komen. Vraag naar de laadtoegang, het tijdstip waarop je de zaal in kunt en de huisregels, zodat de levering bij het gebouw past. Vraag bij een meertalig congres of de zaal tolkcabines heeft, want sommige locaties hebben ze.

Wie wat doet in Malaga

• Het Malaga Convention Bureau. Zijn rapport over 2024 noemt technisch advies voor het organiseren van congressen, de beschikbaarheid van locaties en overnachtingen en lokale logistiek onder de verzoeken die het heeft behandeld.
• De locatie. De zaal, de eigen apparatuur en de regels.
• Een bureau of een DMC. Vervoer, het sociale programma en de logistiek van een groep, als je er een inschakelt. We werken met wie je kiest.
• Top Group Express. Hotelreserveringen voor groepen.
• Malaga Event Gear. Geluid, een scherm of een projector, microfoons en een technicus. Simultaanvertaling en stemsystemen zitten niet in onze eigen voorraad, en we coördineren ze met een partner die als onderaannemer werkt.

Echte congresopstellingen die we hebben gerealiseerd

Bij FYCMA leverden we de beeldschermen voor de standhouders op de ECOC 2026, van 20 tot 24 september 2026.

Voor de PROGOLD SUMMIT 2026, die van 20 tot 23 mei 2026 plaatsvond in het congrescentrum van het Hotel Melia Costa del Sol in Torremolinos, leverden we vier dagen lang licht, geluid, schermen en projectie.

Waar we leveren en hoe je boekt

We zitten in Malaga en leveren aan de hele Costa del Sol: Marbella, Fuengirola, Torremolinos, Benalmadena, Estepona, Mijas, Ronda en Nerja vallen allemaal binnen ons servicegebied, en we bedienen ook Sevilla zonder minimale bestelling. Voor Granada is een boeking boven de 400 euro nodig om de reis van één dag te dekken.

We werken alleen met levering, zonder zelf ophalen, en elke boeking vraagt minstens 24 uur van tevoren. Neem contact met ons op met je locatie, je data en het aantal afgevaardigden, en lees het grotere plaatje in onze gids over MICE-evenementen in Malaga.

Conclusie

Hoe je een congres in Malaga organiseert, laat deze volgorde zien: data, afgevaardigden en programma, locatie, overnachting en dan de audiovisuele briefing. Het Malaga Convention Bureau, de locatie en een bureau dekken de meeste stappen vóór de laatste. Wij dekken het audiovisuele deel, vanaf het MICE Pack van 490 euro excl. btw, en we coördineren het tolken met een partner. Neem contact met ons op met de details van je evenement, of bekijk de rest van ons aanbod op onze pagina over licht- en podiumtechniek.

Veelgestelde vragen

Waar begin ik met het organiseren van een congres in Malaga?

Bij de data, het aantal afgevaardigden en het programma, want de locatie, de hotels en de technische kant hangen er allemaal van af. Kies dan de locatie en boek de hotels. Het Malaga Convention Bureau noemt technisch advies voor het organiseren van congressen, de beschikbaarheid van locaties en hotels en lokale logistiek onder de verzoeken die het beantwoordt. De audiovisuele briefing komt als laatste, en daarbij kunnen we helpen.

Heb ik een destination management company nodig?

Dat hangt ervan af hoeveel van de logistiek je uit handen wilt geven. Een destination management company of een bureau kan het vervoer, het sociale programma en de logistiek van de groep regelen. Wij zijn dat niet: we leveren de audiovisuele apparatuur en een technicus, en we werken met het bureau of de organisator die je inschakelt.

Welke audiovisuele apparatuur heeft een congreszaal nodig?

Minstens een geluidssysteem, microfoons voor de sprekers en voor vragen uit de zaal, en een scherm of een projector. Sommige congressen voegen een spreekgestoelte of een podiumdeel toe. Een technicus bedient het geluid en de microfoons, en een meertalig congres heeft tolkapparatuur nodig, die we coördineren met een partner die als onderaannemer werkt. Het MICE Pack dekt een zaal voor maximaal 120 gasten.

Hoe lang van tevoren moet ik de audiovisuele kant boeken?

Onze boekingen vragen minstens 24 uur van tevoren, maar een congres moet daar niet op wachten. De locatie en de hotels worden op basis van je data geboekt, dus stuur ons de briefing zodra de locatie en het programma vaststaan, en we vertellen je duidelijk wat we kunnen leveren en wat we zouden regelen. We beloven geen beschikbaarheid voordat we die hebben gecontroleerd.