Hur man organiserar en kongress i Malaga (Spanien)

Den som ska ta hit en grupp delegater till Malaga, Spanien, undrar oftast hur man organiserar en kongress i Malaga och i vilken ordning sakerna ska avgöras. En kongress har en lokal, ett hotell för delegaterna, ett program med sessioner och en teknisk sida, och var och en beror på den förra. Den här sidan sätter dem i ordning och säger vem i staden som kan hjälpa till med vart och ett, inklusive den del som är vår.

Malaga Event Gear (MEG) levererar audiovisuell utrustning och en tekniker till kongresser i Malaga och längs hela Costa del Sol. Vi är inte en lokal, ett företag för destinationshantering eller en arrangör, så den här guiden handlar om ordningsföljden och inte om att driva evenemanget åt dig. Den audiovisuella briefen är den del vi kan, och den hör till vår sida om ljus- och scenteknik.

Börja med datum, delegater och program

Allt annat beror på tre uppgifter, så skriv ner dem först.

• Datum. Lokaler och hotell bokas mot datum, så en kongress med flexibla datum har fler alternativ än en med fasta.
• Delegater. Antalet delegater avgör salen. En rapport som tagits fram för Malaga Convention Bureau anger den genomsnittliga kongressen i Malaga 2024 till fler än 300 delegater, en användbar referens när du dimensionerar din.
• Program. En enda plenisal är en annan brief än en plenisal plus flera parallella sessioner, eftersom varje sal behöver eget ljud, egna mikrofoner och en egen skärm.

Välj lokal

De vanliga valen är ett kongresscenter, ett hotell med mötesrum eller en blandning av båda. I Malaga anger FYCMA, stadens mässa och kongresscenter, en aula för upp till 900 personer och en annan för 600. Kongresspalatsen i Torremolinos och Marbella och hotellen på Costa del Sol är de andra namn som arrangörer använder. I vårt inlägg om MICE-evenemang i Malaga finns de viktigaste lokalerna med deras egna kapacitetsuppgifter.

Vilken du än väljer, bekräfta kapaciteten för din uppställning, eftersom en sal rymmer färre personer med bord än med stolsrader. Fråga vilken utrustning som ingår, som beskrivs längre ned.

Boka boende för delegaterna

En rapport som tagits fram för Convention Bureau fann att 69,7 % av dem som deltog i möten i Malaga 2024 kom från orter utanför provinsen, så de flesta av dina delegater behöver rum. Boka dem när datum och lokal är satta, eftersom avståndet från hotellet till lokalen är en del av valet.

För gruppbokningar har vår partner Top Group Express många års erfarenhet av att reservera hotell åt grupper och arbetar med de byråer, DMC:er och företag som organiserar en delegations resa. Vi står för ljud och skärmar, de för rummen.

Skriv den audiovisuella briefen

Briefen är det sista steget, men det är den som avgör om sessionerna fungerar. Ge din leverantör de här uppgifterna:

• Salarna. Vilka salar, hur många personer i varje och uppställningen.
• Sessionerna. Hur många som pågår samtidigt och när var och en börjar och slutar.
• Talarna. Hur många som talar, om de står kvar vid ett podium eller rör sig, och om publiken ställer frågor från salen.
• Språken. Om någon session behöver tolkning.
• Lokalen. Adressen, lastningstillträdet och vem vi kontaktar där.

Med det matchar vi ditt evenemang mot vårt eget lager. MICE Pack för 490 euro exklusive moms, för upp till 120 gäster, innehåller professionella aktiva högtalare, en LED-skärm på 60 tum, en gåshalsmikrofon plus en trådlös handmikrofon och en tekniker på plats i upp till 6 timmar. Ett podium är ett tillval för 50 euro och modulära scenelement kostar 35 euro per kvadratmeter. Basic MICE Pack för 295 euro exklusive moms är för upp till 40 gäster. För en större sal eller flera salar samtidigt, berätta programmet för oss, så kontrollerar vi vad vi kan leverera ur vårt eget lager och vad vi skulle ordna via leverantörer.

Teknikern sköter ljudet och mikrofonerna. Talaren kör sina egna bilder.

Vad du ska kontrollera med lokalen

En sal med viss egen utrustning är vanligt, så fråga innan du hyr något. Fråga vilket ljud, vilka skärmar och vilka mikrofoner som ingår, vem som sköter dem och vad som måste komma utifrån. Fråga om lastningstillträde, vilken tid du kan komma in i salen och husets regler, så att leveransen passar byggnaden. Fråga vid en flerspråkig kongress om salen har tolkkabiner, eftersom vissa lokaler har det.

Vem som gör vad i Malaga

• Malaga Convention Bureau. Dess rapport för 2024 anger teknisk rådgivning för att organisera kongresser, tillgång på lokaler och boende samt lokal logistik bland de förfrågningar det hanterade.
• Lokalen. Salen, dess egen utrustning och dess regler.
• En byrå eller ett DMC. Transport, det sociala programmet och en grupps logistik, om du använder någon. Vi arbetar med den du väljer.
• Top Group Express. Hotellbokningar för grupper.
• Malaga Event Gear. Ljud, en skärm eller en projektor, mikrofoner och en tekniker. Simultantolkning och röstningssystem finns inte i vårt eget lager, och vi samordnar dem med en partner som arbetar som underleverantör.

Verkliga kongressuppsättningar vi har levererat

På FYCMA levererade vi bildskärmarna till utställarnas montrar på ECOC 2026, från 20 till 24 september 2026.

Till PROGOLD SUMMIT 2026, som hölls från 20 till 23 maj 2026 i kongresscentret på Hotel Melia Costa del Sol i Torremolinos, levererade vi ljus, ljud, skärmar och projektion under fyra dagar.

Dit levererar vi och så bokar du

Vi har vår bas i Malaga och levererar längs hela Costa del Sol: Marbella, Fuengirola, Torremolinos, Benalmadena, Estepona, Mijas, Ronda och Nerja ingår alla i vårt serviceområde, och vi betjänar också Sevilla utan minsta order. Granada kräver en bokning över 400 euro för att täcka resan under en enda dag.

Vi arbetar bara med leverans, utan avhämtning på egen hand, och varje bokning kräver minst 24 timmars framförhållning. Kontakta oss med din lokal, dina datum och antalet delegater, och se helhetsbilden i vår guide om MICE-evenemang i Malaga.

Slutsats

Hur man organiserar en kongress i Malaga visar den här ordningen: datum, delegater och program, lokal, boende och sedan den audiovisuella briefen. Malaga Convention Bureau, lokalen och en byrå täcker de flesta stegen före det sista. Vi täcker den audiovisuella delen, från MICE Pack för 490 euro exklusive moms, och vi samordnar tolkningen med en partner. Kontakta oss med uppgifter om ditt evenemang, eller se resten av vad vi erbjuder på vår sida om ljus- och scenteknik.

Vanliga frågor

Var börjar jag när jag ska organisera en kongress i Malaga?

Med datum, antalet delegater och programmet, eftersom lokalen, hotellen och den tekniska sidan alla beror på dem. Välj sedan lokal och boka hotellen. Malaga Convention Bureau anger teknisk rådgivning för att organisera kongresser, tillgång på lokaler och hotell samt lokal logistik bland de förfrågningar det besvarar. Den audiovisuella briefen kommer sist, och vi kan hjälpa till med den.

Behöver jag ett företag för destinationshantering?

Det beror på hur mycket av logistiken du vill lämna ifrån dig. Ett företag för destinationshantering eller en byrå kan sköta transporten, det sociala programmet och gruppens logistik. Det är inte vi: vi levererar den audiovisuella utrustningen och en tekniker, och vi arbetar med den byrå eller arrangör du använder.

Vilken audiovisuell utrustning behöver en kongresssal?

Minst ett ljudsystem, mikrofoner för talarna och för frågor från salen, samt en skärm eller en projektor. Vissa kongresser lägger till ett podium eller ett scenelement. En tekniker sköter ljudet och mikrofonerna, och en flerspråkig kongress behöver tolkutrustning, som vi samordnar med en partner som arbetar som underleverantör. MICE Pack täcker en sal för upp till 120 gäster.

Hur långt i förväg bör jag boka den audiovisuella delen?

Våra bokningar kräver minst 24 timmars framförhållning, men en kongress bör inte vänta så länge. Lokalen och hotellen bokas mot dina datum, så skicka oss briefen så snart lokalen och programmet är satta, så säger vi tydligt vad vi kan leverera och vad vi skulle ordna. Vi lovar ingen tillgänglighet innan vi har kontrollerat den.