Sådan arrangerer du en kongres i Malaga (Spanien)

Den, der skal have en gruppe delegerede til Malaga, Spanien, søger som regel efter "sådan arrangerer du en kongres i Malaga" og vil vide, i hvilken rækkefølge tingene skal afgøres. En kongres har en lokation, et hotel til de delegerede, et program med sessioner og en teknisk side, og hver del afhænger af den foregående. Denne side sætter dem i rækkefølge og siger, hvem i byen der kan hjælpe med hver enkelt, også den del, der er vores.

Malaga Event Gear (MEG) leverer audiovisuelt udstyr og en tekniker til kongresser i Malaga og langs hele Costa del Sol. Vi er ikke en lokation, et destinationsfirma eller en arrangør, så denne guide handler om rækkefølgen og ikke om at gennemføre arrangementet for dig. Det audiovisuelle brief er den del, vi kender, og det hører under vores side om lys- og sceneteknik.

Start med datoer, delegerede og program

Alt andet afhænger af tre ting, så skriv dem ned først.

• Datoer. Lokationer og hoteller bookes ud fra datoer, så en kongres med fleksible datoer har flere valgmuligheder end en med faste.
• Delegerede. Antallet af delegerede afgør salen. En rapport udarbejdet for Malaga Convention Bureau angiver den gennemsnitlige kongres i Malaga i 2024 til mere end 300 delegerede, et nyttigt pejlemærke, når du dimensionerer din.
• Program. Én plenarsal er et andet brief end en plenarsal plus flere parallelle sessioner, fordi hver sal har brug for sin egen lyd, sine egne mikrofoner og sin egen skærm.

Vælg lokation

De sædvanlige valg er et kongrescenter, et hotel med mødelokaler eller en blanding af de to. I Malaga angiver FYCMA, byens messe- og kongrescenter, et auditorium til op til 900 personer og et andet til 600. Kongrespaladserne i Torremolinos og Marbella og hotellerne på Costa del Sol er de andre navne, arrangører bruger. Vores indlæg om MICE-arrangementer i Malaga opregner de vigtigste lokationer med deres egne kapacitetstal.

Uanset hvad du vælger, så bekræft kapaciteten for din opstilling, fordi en sal rummer færre personer med borde end med rækker af stole. Spørg, hvilket udstyr der er inkluderet, som beskrevet længere nede.

Book overnatning til de delegerede

En rapport udarbejdet for Convention Bureau fandt, at 69,7 % af dem, der deltog i møder i Malaga i 2024, kom fra uden for provinsen, så de fleste af dine delegerede får brug for værelser. Book dem, når datoerne og lokationen er fastlagt, fordi afstanden fra hotellet til lokationen er en del af valget.

Til gruppebookinger har vores partner Top Group Express mange års erfaring med at reservere hoteller til grupper og arbejder sammen med de bureauer, DMC'er og virksomheder, der organiserer en delegations rejse. Vi står for lyden og skærmene, de for værelserne.

Skriv det audiovisuelle brief

Brieffet er det sidste trin, men det er det, der afgør, om sessionerne fungerer. Giv din leverandør disse oplysninger:

• Salene. Hvilke sale, hvor mange personer i hver og opstillingen.
• Sessionerne. Hvor mange der kører samtidig, og hvornår hver enkelt begynder og slutter.
• Talerne. Hvor mange der taler, om de bliver ved en talerpult eller går rundt, og om publikum stiller spørgsmål fra salen.
• Sprogene. Om nogen session har brug for tolkning.
• Lokationen. Adressen, adgangen til lastning og hvem vi kontakter der.

Med det matcher vi dit arrangement med vores eget lager. MICE Pack til 490 euro ekskl. moms, til op til 120 gæster, indeholder professionelle aktive højttalere, en LED-skærm på 60 tommer, en svanehalsmikrofon plus en trådløs håndholdt mikrofon og en tekniker på stedet i op til 6 timer. En talerpult er et tilvalg til 50 euro, og modulære scenedele koster 35 euro pr. kvadratmeter. Basic MICE Pack til 295 euro ekskl. moms er til op til 40 gæster. Til en større sal eller flere sale på samme tid, så fortæl os programmet, og vi tjekker, hvad vi kan levere fra vores eget lager, og hvad vi ville skaffe via leverandører.

Teknikeren betjener lyden og mikrofonerne. Taleren kører selv sine slides.

Hvad du skal tjekke hos lokationen

En sal med noget eget udstyr er almindeligt, så spørg, før du lejer noget. Spørg, hvilken lyd, hvilke skærme og hvilke mikrofoner der er inkluderet, hvem der betjener dem, og hvad der skal komme udefra. Spørg til adgang til lastning, tidspunktet hvor du kan komme ind i salen, og husets regler, så leveringen passer til bygningen. Spørg ved en flersproget kongres, om salen har tolkekabiner, fordi nogle lokationer har det.

Hvem gør hvad i Malaga

• Malaga Convention Bureau. Dets rapport for 2024 angiver teknisk rådgivning til at arrangere kongresser, ledige lokationer og indkvartering samt lokal logistik blandt de forespørgsler, det har behandlet.
• Lokationen. Salen, dens eget udstyr og dens regler.
• Et bureau eller et DMC. Transport, det sociale program og en gruppes logistik, hvis du bruger et. Vi arbejder sammen med det, du vælger.
• Top Group Express. Hotelreservationer til grupper.
• Malaga Event Gear. Lyd, en skærm eller en projektor, mikrofoner og en tekniker. Simultantolkning og afstemningssystemer findes ikke på vores eget lager, og vi koordinerer dem med en partner, der arbejder som underleverandør.

Rigtige kongresopstillinger, vi har leveret

På FYCMA leverede vi skærmene til udstillernes stande på ECOC 2026 fra 20. til 24. september 2026.

Til PROGOLD SUMMIT 2026, som blev afholdt fra 20. til 23. maj 2026 i kongrescentret på Hotel Melia Costa del Sol i Torremolinos, leverede vi lys, lyd, skærme og projektion over fire dage.

Hvor vi leverer, og hvordan du booker

Vi har base i Malaga og leverer langs hele Costa del Sol: Marbella, Fuengirola, Torremolinos, Benalmadena, Estepona, Mijas, Ronda og Nerja ligger alle i vores serviceområde, og vi betjener også Sevilla uden minimumsbestilling. Granada kræver en booking over 400 euro for at dække rejsen på en enkelt dag.

Vi arbejder kun med levering, uden selvafhentning, og hver booking kræver mindst 24 timers varsel. Kontakt os med din lokation, dine datoer og antallet af delegerede, og se det større billede i vores guide til MICE-arrangementer i Malaga.

Konklusion

Sådan arrangerer du en kongres i Malaga viser denne rækkefølge: datoer, delegerede og program, lokation, overnatning og derefter det audiovisuelle brief. Malaga Convention Bureau, lokationen og et bureau dækker de fleste trin før det sidste. Vi dækker den audiovisuelle del, fra MICE Pack til 490 euro ekskl. moms, og vi koordinerer tolkningen med en partner. Kontakt os med detaljerne om dit arrangement, eller se resten af vores tilbud på vores side om lys- og sceneteknik.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor starter jeg, når jeg skal arrangere en kongres i Malaga?

Med datoerne, antallet af delegerede og programmet, fordi lokationen, hotellerne og den tekniske side alle afhænger af dem. Vælg derefter lokationen og book hotellerne. Malaga Convention Bureau angiver teknisk rådgivning til at arrangere kongresser, ledige lokationer og hoteller samt lokal logistik blandt de forespørgsler, det besvarer. Det audiovisuelle brief kommer til sidst, og vi kan hjælpe med det.

Har jeg brug for et destinationsfirma?

Det afhænger af, hvor meget af logistikken du vil give fra dig. Et destinationsfirma eller et bureau kan tage sig af transport, det sociale program og gruppens logistik. Det er vi ikke: vi leverer det audiovisuelle udstyr og en tekniker, og vi arbejder sammen med det bureau eller den arrangør, du bruger.

Hvilket audiovisuelt udstyr har en kongressal brug for?

Mindst et lydsystem, mikrofoner til talerne og til spørgsmål fra salen samt en skærm eller en projektor. Nogle kongresser tilføjer en talerpult eller en scenedel. En tekniker betjener lyden og mikrofonerne, og en flersproget kongres har brug for tolkeudstyr, som vi koordinerer med en partner, der arbejder som underleverandør. MICE Pack dækker en sal til op til 120 gæster.

Hvor lang tid i forvejen bør jeg booke den audiovisuelle del?

Vores bookinger kræver mindst 24 timers varsel, men en kongres bør ikke vente så længe. Lokationen og hotellerne bookes ud fra dine datoer, så send os brieffet, så snart lokationen og programmet er fastlagt, så fortæller vi klart, hvad vi kan levere, og hvad vi ville skaffe. Vi lover ingen ledighed, før vi har tjekket.