Wie man einen Kongress in Malaga organisiert (Spanien)

Wer eine Gruppe von Delegierten nach Malaga, Spanien, holen soll, fragt sich meist, wie man einen Kongress in Malaga organisiert und in welcher Reihenfolge die Dinge entschieden werden. Ein Kongress braucht einen Veranstaltungsort, ein Hotel für die Delegierten, ein Sitzungsprogramm und eine technische Seite, und jedes hängt vom vorherigen ab. Diese Seite bringt sie in die richtige Reihenfolge und sagt, wer in der Stadt bei welchem Schritt helfen kann, einschließlich des Teils, der bei uns liegt.

Malaga Event Gear (MEG) liefert audiovisuelle Technik und einen Techniker für Kongresse in Malaga und an der gesamten Costa del Sol. Wir sind weder ein Veranstaltungsort noch eine Destinationsmanagementgesellschaft oder ein Veranstalter, daher geht es in diesem Ratgeber um die Reihenfolge und nicht darum, die Veranstaltung für Sie auszurichten. Das audiovisuelle Briefing ist der Teil, den wir kennen, und es gehört zu unserer Seite zur Licht- und Bühnentechnik.

Beginnen Sie mit Terminen, Delegierten und Programm

Alles andere hängt von drei Angaben ab, schreiben Sie sie also zuerst auf.

• Termine. Veranstaltungsorte und Hotels werden nach Terminen gebucht, ein Kongress mit flexiblen Terminen hat daher mehr Auswahl als einer mit festen.
• Delegierte. Die Zahl der Delegierten entscheidet über den Raum. Ein für das Malaga Convention Bureau erstellter Bericht beziffert den durchschnittlichen Kongress in Malaga im Jahr 2024 auf mehr als 300 Delegierte, ein nützlicher Richtwert, wenn Sie Ihren dimensionieren.
• Programm. Ein einzelner Plenarsaal ist ein anderes Briefing als ein Plenum plus mehrere parallele Sessions, denn jeder Raum braucht seinen eigenen Ton, seine eigenen Mikrofone und sein eigenes Display.

Den Veranstaltungsort wählen

Die üblichen Optionen sind ein Kongresszentrum, ein Hotel mit Tagungsräumen oder eine Mischung aus beidem. In Malaga nennt die FYCMA, das Messe- und Kongresszentrum der Stadt, ein Auditorium für bis zu 900 Personen und ein weiteres für 600. Die Kongresspaläste von Torremolinos und Marbella sowie die Hotels der Costa del Sol sind die anderen Namen, die Veranstalter nennen. Unser Beitrag über MICE-Veranstaltungen in Malaga führt die wichtigsten Veranstaltungsorte mit ihren eigenen Kapazitätsangaben auf.

Wofür Sie sich auch entscheiden, bestätigen Sie die Kapazität für Ihre Bestuhlung, denn ein Raum fasst mit Tischen weniger Personen als bei Reihenbestuhlung. Fragen Sie, welche Technik enthalten ist, wie weiter unten beschrieben.

Unterkunft für die Delegierten buchen

Ein für das Convention Bureau erstellter Bericht stellte fest, dass 69,7 % der Personen, die 2024 an Tagungen in Malaga teilnahmen, von außerhalb der Provinz kamen, die meisten Ihrer Delegierten brauchen also Zimmer. Buchen Sie sie, sobald Termine und Veranstaltungsort feststehen, denn die Entfernung vom Hotel zum Veranstaltungsort gehört zur Wahl.

Für Gruppenbuchungen hat unser Partner Top Group Express langjährige Erfahrung mit der Reservierung von Hotels für Gruppen und arbeitet mit den Agenturen, DMCs und Unternehmen zusammen, die die Reise einer Delegation organisieren. Ton und Bildschirme sind unsere Sache, die Zimmer ihre.

Das audiovisuelle Briefing schreiben

Das Briefing ist der letzte Schritt, aber es entscheidet, ob die Sessions funktionieren. Geben Sie Ihrem Dienstleister diese Angaben:

• Die Räume. Welche Räume, wie viele Personen in jedem und die Bestuhlung.
• Die Sessions. Wie viele gleichzeitig laufen und wann jede beginnt und endet.
• Die Redner. Wie viele sprechen, ob sie am Rednerpult bleiben oder umhergehen und ob das Publikum aus dem Saal Fragen stellt.
• Die Sprachen. Ob eine Session Dolmetschen braucht.
• Der Veranstaltungsort. Seine Adresse, die Zufahrt zum Laden und wen wir dort kontaktieren.

Damit ordnen wir Ihre Veranstaltung unserem eigenen Bestand zu. Das MICE Pack für 490 Euro zzgl. MwSt., für bis zu 120 Gäste, enthält professionelle aktive Lautsprecher, ein 60-Zoll-LED-Display, ein Schwanenhalsmikrofon plus ein kabelloses Handmikrofon und einen Techniker vor Ort für bis zu 6 Stunden. Ein Rednerpult ist ein Extra für 50 Euro, und modulare Bühnenelemente kosten 35 Euro pro Quadratmeter. Das Basic MICE Pack für 295 Euro zzgl. MwSt. ist für bis zu 40 Gäste. Für einen größeren Raum oder mehrere Räume gleichzeitig nennen Sie uns das Programm, und wir prüfen, was wir aus unserem eigenen Bestand liefern können und was wir beschaffen würden.

Der Techniker bedient den Ton und die Mikrofone. Der Redner steuert seine Folien selbst.

Was Sie mit dem Veranstaltungsort klären sollten

Ein Raum mit etwas eigener Technik ist üblich, fragen Sie also nach, bevor Sie etwas mieten. Fragen Sie, welcher Ton, welche Bildschirme und welche Mikrofone enthalten sind, wer sie bedient und was von außen kommen muss. Fragen Sie nach der Zufahrt zum Laden, nach der Uhrzeit, ab der Sie den Raum betreten können, und nach den Hausregeln, damit die Lieferung zum Gebäude passt. Fragen Sie bei einem mehrsprachigen Kongress, ob der Raum Dolmetschkabinen hat, denn manche Veranstaltungsorte haben welche.

Wer in Malaga was übernimmt

• Das Malaga Convention Bureau. Sein Bericht für 2024 führt technische Beratung für die Organisation von Kongressen, die Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten und Unterkünften sowie lokale Logistik unter den Anfragen auf, die es bearbeitet hat.
• Der Veranstaltungsort. Der Raum, seine eigene Technik und seine Regeln.
• Eine Agentur oder eine DMC. Transport, Rahmenprogramm und die Logistik einer Gruppe, falls Sie eine einsetzen. Wir arbeiten mit der, die Sie wählen.
• Top Group Express. Hotelreservierungen für Gruppen.
• Malaga Event Gear. Ton, ein Display oder einen Projektor, Mikrofone und einen Techniker. Simultandolmetschen und Abstimmungssysteme sind nicht in unserem eigenen Bestand, und wir koordinieren sie mit einem beauftragten Partner.

Echte Kongressaufbauten, die wir umgesetzt haben

Auf der FYCMA haben wir die Displays für die Ausstellerstände auf der ECOC 2026 geliefert, vom 20. bis 24. September 2026.

Für den PROGOLD SUMMIT 2026, der vom 20. bis 23. Mai 2026 im Kongresszentrum des Hotel Melia Costa del Sol in Torremolinos stattfand, haben wir über vier Tage Licht, Ton, Bildschirme und Projektion geliefert.

Wohin wir liefern und wie Sie buchen

Wir sitzen in Malaga und liefern an der gesamten Costa del Sol: Marbella, Fuengirola, Torremolinos, Benalmadena, Estepona, Mijas, Ronda und Nerja liegen alle in unserem Einsatzgebiet, und wir bedienen auch Sevilla ohne Mindestbestellwert. Für Granada ist eine Buchung über 400 Euro nötig, um die Anfahrt an einem einzigen Tag abzudecken.

Wir arbeiten nur mit Lieferung, ohne Selbstabholung, und jede Buchung braucht mindestens 24 Stunden Vorlauf. Kontaktieren Sie uns mit Ihrem Veranstaltungsort, Ihren Terminen und der Zahl der Delegierten, und lesen Sie das größere Bild in unserem Ratgeber zu MICE-Veranstaltungen in Malaga.

Fazit

Wie man einen Kongress in Malaga organisiert, zeigt diese Reihenfolge: Termine, Delegierte und Programm, Veranstaltungsort, Unterkunft und dann das audiovisuelle Briefing. Das Malaga Convention Bureau, der Veranstaltungsort und eine Agentur decken die meisten Schritte vor dem letzten ab. Wir decken den audiovisuellen Teil ab, ab dem MICE Pack für 490 Euro zzgl. MwSt., und koordinieren das Dolmetschen mit einem Partner. Kontaktieren Sie uns mit den Details Ihrer Veranstaltung, oder sehen Sie den Rest unseres Angebots auf unserer Seite zur Licht- und Bühnentechnik.

Häufige Fragen

Wo fange ich an, wenn ich einen Kongress in Malaga organisieren will?

Bei den Terminen, der Zahl der Delegierten und dem Programm, denn der Veranstaltungsort, die Hotels und die technische Seite hängen alle davon ab. Wählen Sie dann den Veranstaltungsort und buchen Sie die Hotels. Das Malaga Convention Bureau führt technische Beratung für die Organisation von Kongressen, die Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten und Hotels sowie lokale Logistik unter den Anfragen auf, die es beantwortet. Das audiovisuelle Briefing kommt zuletzt, und dabei können wir helfen.

Brauche ich eine Destinationsmanagementgesellschaft?

Das hängt davon ab, wie viel Logistik Sie abgeben möchten. Eine Destinationsmanagementgesellschaft oder eine Agentur kann Transport, Rahmenprogramm und die Logistik der Gruppe übernehmen. Wir sind keine: Wir liefern die audiovisuelle Technik und einen Techniker, und wir arbeiten mit der Agentur oder dem Veranstalter, den Sie einsetzen.

Welche audiovisuelle Technik braucht ein Kongressraum?

Mindestens eine Beschallungsanlage, Mikrofone für die Redner und für Fragen aus dem Saal sowie ein Display oder einen Projektor. Manche Kongresse ergänzen ein Rednerpult oder ein Bühnenelement. Ein Techniker bedient den Ton und die Mikrofone, und ein mehrsprachiger Kongress braucht Dolmetschtechnik, die wir mit einem beauftragten Partner koordinieren. Das MICE Pack deckt einen Raum für bis zu 120 Gäste ab.

Wie weit im Voraus sollte ich die audiovisuelle Seite buchen?

Unsere Buchungen brauchen mindestens 24 Stunden Vorlauf, aber ein Kongress sollte nicht so lange warten. Der Veranstaltungsort und die Hotels werden nach Ihren Terminen gebucht, schicken Sie uns also das Briefing, sobald Veranstaltungsort und Programm feststehen, und wir sagen Ihnen klar, was wir liefern können und was wir beschaffen würden. Wir versprechen keine Verfügbarkeit, bevor wir sie geprüft haben.