Hvordan du arrangerer en kongress i Malaga (Spania)

Den som skal få en gruppe delegater til Malaga, Spania, lurer som regel på hvordan du arrangerer en kongress i Malaga og i hvilken rekkefølge tingene skal avgjøres. En kongress har et lokale, et hotell til delegatene, et program med sesjoner og en teknisk side, og hver del avhenger av den forrige. Denne siden setter dem i rekkefølge og sier hvem i byen som kan hjelpe med hver enkelt, også den delen som er vår.

Malaga Event Gear (MEG) leverer audiovisuelt utstyr og en tekniker til kongresser i Malaga og langs hele Costa del Sol. Vi er ikke et lokale, et destinasjonsselskap eller en arrangør, så denne guiden handler om rekkefølgen og ikke om å gjennomføre arrangementet for deg. Den audiovisuelle briefen er delen vi kjenner, og den hører til siden vår om lys- og sceneteknikk.

Start med datoer, delegater og program

Alt annet avhenger av tre ting, så skriv dem ned først.

• Datoer. Lokaler og hoteller bestilles etter datoer, så en kongress med fleksible datoer har flere valgmuligheter enn en med faste.
• Delegater. Antall delegater avgjør salen. En rapport utarbeidet for Malaga Convention Bureau angir den gjennomsnittlige kongressen i Malaga i 2024 til mer enn 300 delegater, et nyttig holdepunkt når du dimensjonerer din.
• Program. Én plenumssal er en annen brief enn en plenumssal pluss flere parallelle sesjoner, fordi hver sal trenger sin egen lyd, sine egne mikrofoner og sin egen skjerm.

Velg lokale

De vanlige valgene er et kongresssenter, et hotell med møterom eller en blanding av de to. I Malaga oppgir FYCMA, byens messe- og kongresssenter, et auditorium for opptil 900 personer og et annet for 600. Kongresspalassene i Torremolinos og Marbella og hotellene på Costa del Sol er de andre navnene arrangører bruker. Innlegget vårt om MICE-arrangementer i Malaga lister opp de viktigste lokalene med deres egne kapasitetstall.

Uansett hva du velger, bekreft kapasiteten for din oppstilling, fordi en sal rommer færre personer med bord enn med stolrader. Spør hvilket utstyr som er inkludert, som beskrevet lenger ned.

Bestill overnatting til delegatene

En rapport utarbeidet for Convention Bureau fant at 69,7 % av dem som deltok på møter i Malaga i 2024, kom fra steder utenfor provinsen, så de fleste av delegatene dine trenger rom. Bestill dem når datoene og lokalet er satt, fordi avstanden fra hotellet til lokalet er en del av valget.

For gruppebestillinger har partneren vår Top Group Express mange års erfaring med å reservere hoteller for grupper og samarbeider med byråene, DMC-ene og bedriftene som organiserer reisen til en delegasjon. Vi står for lyden og skjermene, de for rommene.

Skriv den audiovisuelle briefen

Briefen er det siste trinnet, men det er den som avgjør om sesjonene fungerer. Gi leverandøren din disse opplysningene:

• Salene. Hvilke saler, hvor mange personer i hver og oppstillingen.
• Sesjonene. Hvor mange som går samtidig, og når hver enkelt begynner og slutter.
• Talerne. Hvor mange som snakker, om de blir stående ved en talerstol eller beveger seg, og om publikum stiller spørsmål fra salen.
• Språkene. Om noen sesjon trenger tolking.
• Lokalet. Adressen, adgangen for lasting og hvem vi kontakter der.

Med det matcher vi arrangementet ditt med vårt eget lager. MICE Pack til 490 euro eks. mva., for opptil 120 gjester, inneholder profesjonelle aktive høyttalere, en LED-skjerm på 60 tommer, en svanehalsmikrofon pluss en trådløs håndmikrofon og en tekniker på stedet i opptil 6 timer. En talerstol er et tilvalg til 50 euro, og modulære scenedeler koster 35 euro per kvadratmeter. Basic MICE Pack til 295 euro eks. mva. er for opptil 40 gjester. For en større sal eller flere saler samtidig, fortell oss programmet, så sjekker vi hva vi kan levere fra vårt eget lager og hva vi ville skaffet via leverandører.

Teknikeren betjener lyden og mikrofonene. Taleren kjører sine egne lysbilder.

Hva du bør sjekke med lokalet

En sal med noe eget utstyr er vanlig, så spør før du leier noe. Spør hvilken lyd, hvilke skjermer og hvilke mikrofoner som er inkludert, hvem som betjener dem, og hva som må komme utenfra. Spør om adgang for lasting, tidspunktet da du kan komme inn i salen, og husets regler, slik at leveringen passer til bygningen. Spør ved en flerspråklig kongress om salen har tolkekabiner, fordi noen lokaler har det.

Hvem som gjør hva i Malaga

• Malaga Convention Bureau. Rapporten for 2024 oppgir teknisk rådgivning for å arrangere kongresser, tilgjengelighet på lokaler og overnatting og lokal logistikk blant forespørslene det har behandlet.
• Lokalet. Salen, dets eget utstyr og dets regler.
• Et byrå eller en DMC. Transport, det sosiale programmet og logistikken for en gruppe, hvis du bruker en. Vi samarbeider med den du velger.
• Top Group Express. Hotellreservasjoner for grupper.
• Malaga Event Gear. Lyd, en skjerm eller en prosjektor, mikrofoner og en tekniker. Simultantolking og avstemningssystemer finnes ikke på vårt eget lager, og vi koordinerer dem med en partner som arbeider som underleverandør.

Ekte kongressoppsett vi har levert

På FYCMA leverte vi skjermene til utstillernes stands på ECOC 2026, fra 20. til 24. september 2026.

Til PROGOLD SUMMIT 2026, som ble holdt fra 20. til 23. mai 2026 i kongresssenteret på Hotel Melia Costa del Sol i Torremolinos, leverte vi lys, lyd, skjermer og projeksjon over fire dager.

Hvor vi leverer, og hvordan du bestiller

Vi har base i Malaga og leverer langs hele Costa del Sol: Marbella, Fuengirola, Torremolinos, Benalmadena, Estepona, Mijas, Ronda og Nerja ligger alle i tjenesteområdet vårt, og vi betjener også Sevilla uten minstebestilling. Granada krever en bestilling over 400 euro for å dekke reisen på én enkelt dag.

Vi jobber bare med levering, uten selvhenting, og hver bestilling krever minst 24 timers varsel. Kontakt oss med lokalet, datoene og antall delegater, og se det større bildet i guiden vår om MICE-arrangementer i Malaga.

Konklusjon

Hvordan du arrangerer en kongress i Malaga viser denne rekkefølgen: datoer, delegater og program, lokale, overnatting og deretter den audiovisuelle briefen. Malaga Convention Bureau, lokalet og et byrå dekker de fleste trinnene før det siste. Vi dekker den audiovisuelle delen, fra MICE Pack til 490 euro eks. mva., og vi koordinerer tolkingen med en partner. Kontakt oss med detaljene om arrangementet ditt, eller se resten av tilbudet vårt på siden vår om lys- og sceneteknikk.

Ofte stilte spørsmål

Hvor begynner jeg når jeg skal arrangere en kongress i Malaga?

Med datoene, antall delegater og programmet, fordi lokalet, hotellene og den tekniske siden alle avhenger av dem. Velg deretter lokalet og bestill hotellene. Malaga Convention Bureau oppgir teknisk rådgivning for å arrangere kongresser, tilgjengelighet på lokaler og hoteller og lokal logistikk blant forespørslene det besvarer. Den audiovisuelle briefen kommer sist, og vi kan hjelpe med den.

Trenger jeg et destinasjonsselskap?

Det avhenger av hvor mye av logistikken du vil gi fra deg. Et destinasjonsselskap eller et byrå kan ta seg av transport, det sosiale programmet og gruppens logistikk. Det er ikke vi: vi leverer det audiovisuelle utstyret og en tekniker, og vi samarbeider med byrået eller arrangøren du bruker.

Hvilket audiovisuelt utstyr trenger en kongresssal?

Minst et lydsystem, mikrofoner til talerne og til spørsmål fra salen, og en skjerm eller en prosjektor. Noen kongresser legger til en talerstol eller en scenedel. En tekniker betjener lyden og mikrofonene, og en flerspråklig kongress trenger tolkeutstyr, som vi koordinerer med en partner som arbeider som underleverandør. MICE Pack dekker en sal for opptil 120 gjester.

Hvor lang tid i forveien bør jeg bestille den audiovisuelle delen?

Bestillingene våre krever minst 24 timers varsel, men en kongress bør ikke vente så lenge. Lokalet og hotellene bestilles etter datoene dine, så send oss briefen så snart lokalet og programmet er satt, så forteller vi tydelig hva vi kan levere og hva vi ville skaffet. Vi lover ingen tilgjengelighet før vi har sjekket.